La logistique événementielle
Vous souhaitez réunir vos collaborateurs, vos employés ou vos clients présents ou futurs autour d’un événement spécial dans un lieu inoubliable ? L’agence parisienne Gold for events vous accompagne de la conception à la réalisation de votre projet et prend en charge l’intégralité de la logistique évènementielle. Soucieuse de répondre à vos exigences, Gold for event étudie votre projet et trouve les meilleurs prestataires pour un moment hors du commun.
Qu’est ce que la logistique événementielle ?
On parle de logistique événementielle pour faire référence au fait que l’organisation d’un événement, qu’il soit d’entreprise ou non, nécessite un travail préparatoire de longue haleine. En effet, de nombreux professionnels et prestataires doivent être identifiés, contactés, préparés et briefés pour que tout se déroule selon le plan établi. Ainsi, c’est une panoplie de détails auxquels il faut être attentif. Au-delà même du terme détails, on entend surtout des ressources et du matériel obligatoire pour mener à bien le projet. Cela passe, par exemple, par l’approvisionnement de décorations, accessoires ou nourriture selon le type d’événement prévu.
Plus traditionnellement, on appelle logistique événementielle l’ensemble des étapes qui consistent à apporter les éléments nécessaires à la réalisation de l’événement sur le lieu choisi puis de les faire fonctionner et enfin de les débarrasser une fois l’événement terminé et les convives répartis.
Certains confondent, à raison toutefois, logistique et organisation mais la première a une vocation plus spécifique et tient compte de l’aspect administratif.
Quoiqu’il arrive, ce processus long et fastidieux doit être pris en charge par des professionnels. C’est l’un des rôles de l’agence Gold for events qui saura gérer la logistique événementielle de votre projet d’entreprise. Notre agence a à cœur d’obtenir une corrélation parfaite entre chaque facteur prédéterminé auprès de vous. Nous nous occupons de les aménager, de les concilier et de les coordonner pour un résultat optimal.
Ces facteurs sont les suivants :
- définir la catégorie d’invités souhaitée et dans quel but
- définir le thème de l’événement et le message à envoyer
- définir la date, le budget, le nombre de convives
- définir une véritable stratégie promotionnelle
L’agence Gold for events mettra son expertise à votre disposition pour vous aider dans la détermination de ces critères essentiels.
Le choix des prestataires : une étape clé de la logistique événementielle
L’organisation d’un événement d’entreprise requiert l’investissement sans faille de personnes extérieures. Ces dernières, appelées prestataires, sont choisies et désignées par nos soins afin de confectionner l’événement d’entreprise qui vous laissera un souvenir mémorable. Le prestataire en logistique événementielle est garant de l’acheminement des ressources au moment voulu et sous la forme souhaitée. Un logisticien pourra être désigné afin de répondre aux contraintes de stockage, transport, montage ou encore de l’exploitation globale.
Différents types de prestataires entrent alors dans une danse orchestrée au millimètre près : les équipes d’accueil, de cuisine, d’animations, de réception, de sécurité, de décorations, les techniciens du son, des lumières…
Choisir des prestataires de qualité permet de se parer à chaque aléa ou problème survenant au dernier moment. Aucune équipe n’est à l’abri d’un imprévu de dernière minute, c’est pour cela qu’il faut que chaque équipe sache précisément ce qu’elle a à faire et le rôle qu’elle joue au sein de la chaîne globale de logistique événementielle. Notre agence Gold for events a pour ambition de chapeauter chaque équipe pour un évènement d’entreprise digne des plus grands en multipliant les solutions de repli.
Notre large panel de prestataires, avec lesquels nous avons l’habitude de collaborer, constitue le gage d’une prestation sur mesure, personnalisée et entièrement dédiée à vos besoins. Nous vous garantissons rapidité, efficacité et qualité sans oublier notre ambition première : un événement unique grâce à notre créativité.
Les paramètres de la logistique événementielle
Plus encore que le simple choix des prestataires, d’autres critères doivent être préalablement définis. Tout d’abord le lieu. Gold for events propose une sélection unique de 800 lieux tous plus insolites et prestigieux les uns des autres. Variant selon leur taille, leur capacité d’accueil, leur design, tous ces lieux regorgent d’histoire et de charme pour convenir à vos attentes. Vous pouvez également choisir un lieu confidentiel ou un lieu en extérieur, en rooftop ou en simple terrasse. Notre équipe se fera un plaisir de vous guider dans le choix du lieu en parfaite adéquation avec le but poursuivi par votre événement d’entreprise.
Ensuite vous devez choisir la date souhaitée, nous nous occupons de trouver les meilleures disponibilités selon les saisons et de prévenir les collaborateurs ou employés en amont.
Pour finir, il est indispensable de déterminer le nombre et le type d’acteurs qui vont intervenir le jour de l’événement. Dans la plupart des événements d’entreprise, il faudra des hôtesses, des animateurs, du personnel de sécurité et des techniciens en charge de l’entretien ou de la musique. Toutefois, certains événements nécessitent la présence de photographes, de traiteurs, de serveurs ou encore de technicien informatique et audiovisuel. Notre agence est spécialisée dans ces démarches et saura vous aiguiller pour établir avec précision vos besoins.
Pour plus d’informations sur la gestion de la logistique événementielle, n’hésitez pas à contacter l’agence Gold for events par mail ou par téléphone ! Nous mettons à votre service notre créativité et notre expertise logistique pour honorer vos attentes.